急な会議資料やイベント告知、突然のプレゼンなど、印刷物を即日で用意しなければならないシーンは誰にでもあります。しかし、即日印刷を依頼したのに間に合わなかった、仕上がりが期待と違ったという失敗も少なくありません。
即日印刷を成功させるには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。本記事では、印刷業界で15年以上の経験を持つプロが、即日印刷で失敗しないための5つのコツを詳しく解説します。
即日印刷を成功させる5つのコツ｜当日納品を実現する方法
1. 即日対応可能な商品を事前に確認する
全ての印刷物が即日対応可能というわけではありません。即日印刷を依頼する前に、まず対応可能な商品を確認することが重要です。
一般的に即日印刷が可能なのは、名刺、チラシ・フライヤー、ポスター（A3サイズまで）、ショップカードなどです。これらはデジタル印刷機で対応できるため、小ロットでも短時間で仕上げられます。一方、冊子印刷や大判ポスター、特殊加工が必要な印刷物は、製本や加工工程があるため即日対応が難しいことが多いです。
また、印刷会社によって即日対応できる商品の範囲や受付締切時間が異なります。名刺印刷であれば午前中の注文で当日夕方受け取りが可能な会社もあれば、正午までの注文が条件の会社もあります。事前に印刷会社のウェブサイトで即日印刷サービスの詳細を確認しておきましょう。
2. データ入稿の締切時間を厳守する
即日印刷を成功させる最大のポイントは、データ入稿の締切時間を守ることです。多くの印刷会社では、即日対応の締切時間を午前10時から正午に設定しています。
この締切時間は、データチェック、印刷、加工、梱包という一連の作業を当日中に完了するために設けられています。締切を過ぎてからの注文は、物理的に当日納品が不可能になるため注意が必要です。
特に注意したいのが、土日祝日の対応です。即日印刷サービスを提供していても、土日は休業している印刷会社も多くあります。週末に急ぎの印刷が必要になる可能性がある場合は、土日対応可能な印刷会社を事前にリサーチしておくことをお勧めします。
3. 印刷データは完全入稿で準備する
即日印刷では、データの修正や確認のやり取りをする時間的余裕がありません。そのため、入稿データは「完全入稿」の状態で準備する必要があります。
完全入稿とは、印刷会社側で修正や調整を一切必要としない、そのまま印刷できる状態のデータのことです。具体的には、塗り足し3mmの設定、文字のアウトライン化、CMYKカラーモードへの変換、解像度350dpi以上の画像使用、PDF形式での保存などが必須条件となります。
データ不備があると、印刷会社からの確認連絡を待つ間に締切時間を過ぎてしまい、即日納品ができなくなります。印刷データ作成に不安がある場合は、デザイン・データ作成サービスを利用するのも一つの方法です。プロが完全入稿データを作成してくれるため、データ不備のリスクを避けられます。
4. 受け取り方法を事前に決めておく
即日印刷では、印刷完了後の受け取り方法も重要なポイントです。一般的な受け取り方法は、店舗での直接受け取り、バイク便配送、当日配送サービスの3つです。
店舗受け取りは最も確実な方法で、追加費用もかかりません。ただし、営業時間内に店舗まで取りに行く必要があります。バイク便配送は、都市部であれば2〜3時間で配送してくれるサービスで、急ぎの場合に便利ですが、配送料が3,000円〜5,000円程度かかります。
当日配送サービスは、印刷会社が提携している配送業者が当日中に配送してくれるもので、バイク便より安価な1,000円〜2,000円程度で利用できますが、配送エリアが限定されている場合が多いです。
受け取り方法は注文時に選択する必要があるため、事前にどの方法が最適か検討しておきましょう。特に初めて利用する印刷会社の場合、受け取り可能な店舗の場所や配送エリアを確認しておくとスムーズです。
5. 予備の時間を確保する心構えを持つ
即日印刷を依頼する際は、ギリギリのタイミングではなく、可能な限り余裕を持ったスケジュールで進めることが成功の秘訣です。
例えば、午後3時のプレゼンで資料が必要な場合、当日午前10時に注文して午後2時受け取りというスケジュールは理論上可能ですが、リスクが高すぎます。データ不備の修正時間、印刷トラブル、配送の遅延など、予期せぬ事態に対応する時間的余裕がないためです。
理想的には、前日の夕方までにデータを完成させ、当日朝一番で注文するというスケジュールが推奨されます。これにより、万が一のトラブルにも対応できる時間的余裕が生まれます。また、可能であれば本当に必要な日の前日を納品日に設定し、1日の余裕を持たせることも検討してください。
即日印刷を成功させるための事前準備
即日印刷を頻繁に利用する可能性がある場合、事前準備をしておくことで、いざという時にスムーズに対応できます。
まず、即日対応可能な印刷会社を複数リサーチし、連絡先や締切時間をリスト化しておきましょう。また、よく使用する印刷物のテンプレートを作成しておくことも有効です。名刺やチラシのデザインテンプレートがあれば、内容を差し替えるだけで短時間でデータ作成が可能になります。
さらに、印刷データ作成の基本知識を身につけておくことも重要です。印刷データ不備を防ぐチェックリストを参考に、塗り足しやアウトライン化などの基本作業を習得しておけば、即日印刷の成功率が大きく向上します。
まとめ
即日印刷を成功させるためには、以下の5つのコツを押さえることが重要です。
- 即日対応可能な商品を事前に確認し、対応範囲を把握する
- データ入稿の締切時間を厳守し、余裕を持ったスケジュールで進める
- 塗り足し・アウトライン化など、完全入稿データを準備する
- 店舗受け取りやバイク便など、受け取り方法を事前に決めておく
- 予期せぬトラブルに備え、時間的余裕を確保する心構えを持つ
これらのポイントを実践することで、急な印刷ニーズにも確実に対応できるようになります。即日印刷は便利なサービスですが、計画的な準備と正確なデータ作成が成功の鍵となります。