展示会でのパンフレット配布は、来場者に自社の情報を持ち帰ってもらう絶好の機会です。しかし、準備不足で開催日ギリギリになってしまい、クオリティを妥協したり、必要部数を確保できなかったりするケースも少なくありません。この記事では、展示会の3ヶ月前から当日までのスケジュール管理と、パンフレット制作を確実に間に合わせるためのポイントをご紹介します。
展示会3ヶ月前からの準備スケジュール
展示会パンフレットの準備は、開催3ヶ月前から始めるのが理想的です。時間に余裕を持つことで、内容の精査やデザインの修正にも対応できます。
3ヶ月前：コンセプトと構成の決定
まずは展示会でアピールしたい内容を洗い出し、パンフレットのコンセプトを固めます。ターゲットとなる来場者像を明確にし、どの製品やサービスを中心に訴求するか決めましょう。この段階で全体のページ数や構成案も検討しておくと、後の作業がスムーズに進みます。
2ヶ月前：原稿と素材の準備
コンセプトが固まったら、原稿作成と写真・図版などの素材収集を進めます。社内の関係部署からの情報収集や、撮影が必要な場合のスケジュール調整もこの時期に行います。テキストは校正を重ねて精度を高めておきましょう。
1ヶ月半前：デザイン制作開始
原稿と素材が揃ったら、デザイン制作に取りかかります。社内デザイナーに依頼する場合も、外部に発注する場合も、修正のやり取りを含めて2〜3週間は確保しておくと安心です。
1ヶ月前：校正・修正期間
デザイン案が上がったら、複数人でチェックを行います。誤字脱字はもちろん、価格や仕様の表記ミスがないか入念に確認してください。この時期に最終校正を済ませ、印刷用データを完成させます。
2〜3週間前：印刷発注
完成データを印刷会社に入稿します。通常の納期であれば1〜2週間で仕上がりますが、繁忙期や大部数の場合は余裕を見て発注しましょう。展示会の1週間前には手元に届くよう逆算してください。
パンフレット内容の決め方
限られたページ数で効果的に情報を伝えるには、掲載内容の取捨選択がカギとなります。
来場者の関心に合わせる
展示会によって来場者の属性は異なります。BtoB向けなら導入事例や技術仕様を、BtoC向けなら使用シーンやメリットを中心に構成すると効果的です。来場者が「持ち帰りたい」と思う情報を意識しましょう。
製品・サービスの絞り込み
すべてを網羅しようとすると、かえって印象が薄くなりがちです。展示会のテーマに合った主力商品を3〜5点程度に絞り、それぞれの特徴を深掘りして紹介するほうが記憶に残りやすくなります。
アクションにつなげる導線
問い合わせ先やWebサイトへの誘導を明確に記載します。QRコードを掲載しておくと、帰社後にスマートフォンからすぐにアクセスできて便利です。
デザイン制作の期間設定
デザイン制作にどれくらいの期間を見込むべきかは、制作体制によって変わります。
社内デザイナーに依頼する場合
他案件との兼ね合いがあるため、依頼から初稿まで1〜2週間、その後の修正期間を含めて合計3週間程度を確保しておくと無理なく進められます。事前に優先度を共有しておくことで、後回しになるのを防げます。
外部のデザイン会社に発注する場合
ヒアリングから初稿提出まで約1週間、校正・修正で1〜2週間が目安です。繁忙期や特殊な加工を依頼する場合は、さらに余裕を持ったスケジュールを組んでください。
テンプレートを活用する場合
短期間で仕上げたいときはテンプレートが有効です。写真と文章を差し替えるだけで体裁が整うため、1週間程度で入稿データまで完成させることも可能です。ただし、オリジナリティを出しにくい点には注意しましょう。
印刷納期の逆算方法
展示会当日に確実にパンフレットを届けるためには、印刷納期を正確に把握して逆算することが欠かせません。
標準納期を確認する
印刷会社によって納期は異なりますが、A4サイズ8ページ程度のパンフレットなら、入稿から5〜7営業日が一般的です。ただし、部数が多い場合や特殊加工を施す場合は10営業日以上かかることもあります。
特急対応の可否
スケジュールが厳しい場合は、追加料金で納期を短縮できる特急便を検討しましょう。当社でも短納期対応を承っていますので、お急ぎの際はご相談ください。
予備日を設ける
配送遅延や不測のトラブルに備えて、展示会前日ではなく3〜4日前に届くよう手配すると安心です。届いたパンフレットに不備がないか確認する時間も確保できます。